Rola obsługi kadrowo-płacowej w prowadzeniu przedsiębiorstwa

Prowadzenie firmy, w której zatrudniani są pracownicy wiąże się z obowiązkiem zapewnienia im odpowiedniej obsługi kadrowo-płacowej. Pracownicy oczekują przejrzystej, zgodnej z przepisami dokumentacji oraz terminowych wypłat wynagrodzenia we właściwej kwocie. Każde przedsiębiorstwo zatrudniające ludzi ma również zobowiązania wobec ZUS-u oraz urzędu skarbowego, których wypełnienie leży po stronie obsługi kadrowo-płacowej. Może ona odbywać się w ramach struktur przedsiębiorstwa lub może zostać zlecona firmie zewnętrznej. Jaką dokładnie rolę pełni obsługa kadrowo-płacowa?

Obsługa kadrowo-płacowa jako odciążenie dla zarządu lub właściciela firmy

Zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością sporządzania i prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, wykonywania precyzyjnych obliczeń dotyczących wynagrodzeń, a także odprowadzania określonych składek i zaliczek na podatek dochodowy. Zarząd lub właściciel firmy najczęściej nie zajmują się tego rodzaju zadaniami, lecz zatrudniają do tego celu jedną lub więcej osób tworząc dział kadr i płac lub delegują czynności kadrowo-płacowe do biura rachunkowego, które zajmuje się księgowością przedsiębiorstwa. Biura księgowe świadczą usługi w zakresie obsługi kadrowo-płacowej w różnym zakresie. Rodzaj i częstotliwość wykonywanych czynności przedsiębiorca określa w umowie współpracy z danym podmiotem. Najczęściej obsługa kadrowo-płacowa odciąża właścicieli biznesu z następujących zadań:

• prowadzenie tzw. listy płac oraz ewidencji czasu pracy,
• obliczanie kwot wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich składowych zawartych w umowach z pracownikami (np. wynagrodzenie czasowe i prowizyjne),
• wystawianie rachunków do umów i realizacja przelewów z wypłatami,
• sporządzanie treści umów o pracę i cywilnoprawnych oraz ich gromadzenie, rozliczanie, przedłużanie, zmienianie, rozwiązywanie, archiwizowanie,
• przygotowywanie i wydawanie niezbędnych zaświadczeń i świadectw pracy,
• przeliczenia urlopowe, chorobowe i delegacyjne,
• obsługa płac związanych ze świadczeniami socjalnymi (ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym),
• zgłaszanie pracowników i członków ich rodzin do ZUS,
• prowadzenie indywidualnych kartotek pracowniczych zawierających wszelką przypisaną danej osobie dokumentację, historię wypłat oraz informacje o przebiegu rekrutacji i zatrudnienia.

Obsługa kadrowo-płacowa jako zabezpieczenie interesów firmy

Obsługa kadrowo-płacowa wykonywana jest przez osoby, które znają przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, dzięki czemu potrafią prawidłowo zabezpieczyć interesy firmy. To one reprezentują przedsiębiorstwo w przypadku kontroli skarbowej czy innego rodzaju inspekcji (np. związanej z RODO). One bowiem odpowiedzialne są za sporządzanie wszelkiej dokumentacji i deklaracji dla US oraz ZUS. Obsługa kadrowo-płacowa zajmuje się odprowadzaniem składek emerytalnych, chorobowych i zdrowotnych, a także zaliczek na poczet podatku dochodowego. Do jej obowiązków należy także sporządzanie i składanie miesięcznych oraz rocznych zeznań podatkowych.

Obsługa kadrowo-płacowa sprawuje również nadzór nad dokumentacją związaną z przestrzeganiem przepisów BHP w firmie. Przyjmuje od pracowników zaświadczenia o braku przeciwskazań do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach oraz inne niezbędne zaświadczenia, np. potwierdzające ich zdolność do wykonywania czynności specjalnych. Pilnuje też terminów odnawiania badań lekarskich i epidemiologicznych przez pracowników.

Dodatkowo, w ramach obsługi kadrowo-płacowej świadczonej przez firmę zewnętrzną, przedsiębiorcy mogą liczyć na doradztwo w zakresie podatkowym, prawa pracy oraz zarządzania zasobami ludzkimi.